Partagez vos infos en 3 clics à des groupes utilisateurs dans vos espaces collaboratifs

Créer des groupes d’utilisateurs dans les espaces de travail collaboratifs pour pouvoir partager une information en 3 clics était une évolution demandée depuis par le Club des utilisateurs d’interStis. La voilà en ligne depuis quelques semaines déjà. À quel besoin répond-elle ?

Faciliter le partage d’information grâce aux groupes d’utilisateurs 

Avant cette nouvelle fonctionnalité de la plateforme collaborative interStis, lorsque vous vouliez partager un document dans un espace de travail, vous pouviez soit :

  • l’ouvrir à tous les membres du groupe de travail
  • ou sélectionner à la main chacun des destinataires

Ce qui n’était pas une mince affaire lorsqu’il fallait sélectionner 36 destinataires dans un groupe de 54 personnes. Illustration…

Bref, de nombreux utilisateurs nous ont laissé entendre qu’il serait judicieux de pouvoir prédéfinir dans chaque espace de travail des groupe d’utilisateurs pour pouvoir plus rapidement partager les informations. Et comme on sait qu’il faut toujours écouter les utilisateurs, voici cette fonctionnalité en ligne ! 😉

Concrètement, comment les groupes utilisateurs fonctionnent ?

Très facile ! Lors du partage d’une information (documents, évènements, discussion, …) cliquez sur l’onglet groupe de diffusion et sélectionnez les groupes d’utilisateurs auxquels vous souhaitez donner un accès.

En trois clics, on vous dit !

Comment partager une information avec un groupe d’utilisateurs

Comment créer mes groupes d’utilisateurs dans un espace collaboratif ?

Avant de commencer, une condition : vous devez être administrateur de cet espace collaboratif. Si ce n’est pas le cas, demandez à votre administrateur de vous ouvrir un accès pour mettre en oeuvre ce qui suit.

La démarche est ici aussi assez simple. Une fois dans la partie administration de l’espace de travail, sélectionnez l’onglet « Liste des membres ».

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Sur la droite, cliquez sur le bouton « Créer des groupes d’utilisateurs ». Un fenêtre s’ouvre pour que vous puissiez créer vos groupes. Ajoutez-en autant que vous voulez.

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Il ne vous reste plus qu’à dispatcher chacun des membres de votre groupe de travail dans un ou plusieurs groupes. En cliquant sur le bouton « Associer à un groupe d’utilisateurs », une fenêtre s’ouvre pour vous permettre de cocher le(s) groupe(s) dans le(s)quel(s) vous souhaitez associer cet utilisateur.

Comme toutes les fonctionnalités d’interStis, l’administrateur de la plateforme aura aussi la main sur la composition de tous les groupes d’utilisateurs de tous les espaces de travail. La garantie que personne ne soit laissé de côté par erreur.

À vos groupes !

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